纸质文件是指以纸张为载体的文件材料。学校各职能部门需要进行预立卷的文件材料包括：平时工作中形成的，不能在办公自动化系统流转的文件材料、办公自动化系统中流转的电子文件的打印件，以及上级机关或平级机关发来的的纸质文件。
文件材料预立卷工作是学校实行部门立卷归档制度的一个重要环节，是做好学校档案管理工作的一个基本前提。建立预立卷制度，既有利于各职能部门平时对文件材料的保管和利用，又有助于保证归档时的文件材料的齐全完整。因此，各立卷部门应加以高度重视，全体兼职档案员务必认真督促本单位各业务科室做好文件材料的积累和平时归卷工作。文件材料预立卷工作步骤如下：
一、准备工作
1．建立预立卷类目（目录）（又称归卷类目）—预立卷工作的核心
各职能部门参照《重庆大学文件材料归档范围》结合本部门当年工作计划和任务编制出平时拟归卷文件材料类目，经过单位业务科室审核以后形成各业务科室的文件材料平时归卷目录，用于各业务科室在日常工作中将办理完毕的文件归入相应的目录之下，便于本单位文件材料的平时利用和管理。
编制预立卷类目，既要反映本部门常规工作的各个方面，又要突出年度工作的重点。
2．预立卷类目（目录）结构 — 规范平时归卷
预立卷类目由类别和条款组成。类别是指本部门文件材料的类属名称，一般按部门内部的组织机构设置。条款是指在每一个类目下对将要形成的文件的分类，即根据本科室的工作职责将本科室职能活动过程中将要形成的文件材料进行分类，每一个类别为一个条款。
如： 立卷部门 类别 条 款
如校长办公室的立卷类目为例：
具体的类目以校办秘书科为例：
立卷部门 类 别 条 款
校长办公室 秘书科 1．领导讲话、报告、总结
2．本校向上级的请示、报告及批复
3．上级有关高校行政管理的综合性文件
4．来往信函
5．全校性工作会议、座谈会议文件及记录、纪要
5． 6．全校性规章制度
7．其他文件材料
3．准备卷夹
根据类目所列的各个条款即文件分类的类别，为每一条款准备一个卷夹，并在卷夹封面和卷夹的卷脊上注明条款名称，依次排放，以备文件材料归卷。
二、文件的平时积累和归卷
1．归卷
（1）平时即时将已经处理完毕的文件材料，分门别类，依次放入相应的卷夹内。
（2）对外发文应在文件发出时，同时将底稿和一至二份正式文件归档。
（3）做好“帐外”文件的归卷，如单位内容使用的文件、会议文件、有关人员外出带回的文件等。
2．文件齐全、完整
（1）文件材料归卷时，应注意检查页数、附件等是否齐全完整，文书处理程序是否完成（有无漏阅、漏签），处理的来龙去脉是否注明，遇有不明之处应及时询问承办人。
（2）做好收、发文登记工作，及时催促承办人清退已办理完毕的文件材料。
三、调整类目
每年年终或次年年初，兼职档案员要根据上年的文件材料归卷情况对预立卷类目和卷夹准备作适当修改与调整，使预立卷工作日臻完备。
四、考核检查
档案馆要对归档部门的预立卷工作做经常性检查和指导，并把该项内容列入学校档案工作主要考核内容来抓实、做好。
