为了做好我校毕业生合影照片档案的收集归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）和《重庆大学声像档案收集整理实施细则》，制定本实施细则。
一、立卷归档部门
各个学院作为本科毕业生合影照片的立卷归档部门。
档案馆收集指导部负责纸质和光盘的接收，技术编研办公室负责技术支持。
二、归档时间
每年6、7月份收集本学院以班级或专业为单位的毕业生合影照片，并按照归档要求进行整理；当年10月份前完成相应档案的移交归档工作。
三、归档材料的内容
1.纸质毕业生合影照片；
2.每张照片的说明文件纸质打印稿（A4）；
3.电子版的合影照片及说明文件（word）。目前以学院为单位刻录光盘归档；条件成熟时采取在线提交。
四、归档要求
1．纸质合影照片
（1）纸质照片：图像清晰；规格尺寸符合常规要求；照片正上方有烫金字样的“重庆大学X届X学院X专业X班毕业合影”
（2）照片说明
照片说明是对相片中相关信息的说明。内容格式：
事 由： 重庆大学机械工程学院2012届车辆工程1班毕业合影。
时 间：2012年6月1日
地 点：A校区主教楼前
人 物： 左起第五排：张某 李某 王某 …… …… …… ……
左起第四排：施某 张某 陈某 …… …… …… …
左起第三排：胡某 韩某 罗某 …… …… …… …
左起第二排：赵某 高某 曹某 …… …… …… ……
左起第一排：喻某郑某李某杨某…… ……
附 注： 左起第一排：郑某 机械学院教师
李某 机械学院教师
杨某 机械学院党总支书记
王某 机械学院院长
…… ……
未到者：孙某 程某……
摄影者：智某
划线者为老师。
（3）纸质照片归档时，将说明文件附照片背后，并与照片一起过塑后归档。
2.照片电子版
照片的电子版必须与所归档的纸质相片图像一致。
文件命名及格式：“重庆大学X学院X届X专业X班毕业合影.Jpg”。
数码相片要求：彩色；不低于500万像素。
3.光盘
（1）以学院为单位刻录光盘；
（2）光盘表面需贴标签，内容为“××学院×届毕业合影照片”；
（3）光盘内容包括照片和照片对应的说明文件；
（4）光盘内的文件规范命名。如：
重庆大学X学院X届X专业1班毕业合影.Jpg
重庆大学X学院X届X专业1班毕业合影说明.doc
重庆大学X学院X届X专业2班毕业合影.Jpg
重庆大学X学院X届X专业2班毕业合影说明.doc
五、收集归档流程
