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建立归档机制,注重平时收集——档案馆组织召开2017年全校兼职档案员业务培训会

作者:薛阳阳    发布于:2017年03月30日 14:48   浏览量:

摘要:为了进一步推动和规范学校文件材料收集归档工作,加强对归档工作的业务指导,档案馆于2017年3月29日上午9时,在A区理科楼119教室组织召开了面向全校兼职档案员的培训会。

为了进一步推动和规范学校文件材料收集归档工作,加强对归档工作的业务指导,档案馆于2017年3月29日上午9时,在A区理科楼119教室组织召开了面向全校兼职档案员的培训会。

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会上,收集指导部副主任陈翠从高校档案工作基本知识、归档工作的重要意义、高校档案工作的组织体系和原则以及立卷归档的具体要求和方法四个方面对学校归档工作进行了全面讲解。她提醒在座的兼职档案员注意平时将单位形成对今后工作有查考利用价值的文件和“帐外文件”收集起来,并以电子文件和纸质文件两种形式“双备份”,以保证本单位收集归档齐全完整。

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技术信息办公室钟晖就电子文件网上立卷归档工作进行了培训。他从档案管理信息系统中OA文件的立卷归档和非OA文件的立卷归档的流程,以及网上归档应注意的问题等方面进行详细的讲解。

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最后,杨艳副馆长针对前归档中存在的问题,提出三点建议:第一,注意归档的时限;第二,注重平时文件的收集,特别要重视声像材料的平时收集;第三,凭证性材料应原件归档。同时,她还指出“档案收集工作需要各部门领导的重视和兼职档案员的支持配合,各部门归档机制的建立是十分必要和重要的,档案馆将协助各单位做好归档机制的建设,以保证档案收集工作顺利进行。”

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此次参加培训会的兼职档案员来自全校34个学院和50个机关部门,档案馆为此准备了新版《重庆大学档案工作手册》和《重庆大学兼职档案员培训手册》发放给各部门分管领导和兼职档案员。