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档案馆暑假为毕业生档案改派投递开辟绿色服务通道

作者:    发布于:2017年07月21日 18:55   浏览量:

摘要:​为了给毕业生提供便利,档案馆暑假期间,仍然从多方面入手为毕业生提供服务,特别是针对就业改派的学生,专门为他们提供每周一次的集中办理。

按照学校的统一安排,2017年7月12日开始放暑假,考虑到暑假期间是毕业生查询档案去向、调整档案投递的高峰期,档案馆为此采取了一系列的措施办法,尽可能为毕业生提供周全服务:一是开展暑假期间毕业生档案工作专题业务培训。放假前专门针对暑假期间毕业生档案的处理环节和工作细节开展全馆业务培训,让每一位值班工作人员了解如何解答毕业生咨询、如何登记学生档案改派、如何处理EMS退档等事宜。二是为就业改派毕业生提供现场集中办理服务。档案馆配合学校学生就业指导与服务中心,每个周四下午,委派两名学生档案管理工作专职人员,现场接待办理就业改派毕业生的档案投递服务,并要求无论办理改投档案有多少,都要在周四整理、装档完毕,以保证周五及时投寄出去。三是提供多途径的自助查询服务。档案馆目前为毕业生提供了网站、微信、电话三种自助查询服务,查询的内容不仅仅局限于投递的去向,还包括是否投递成功以及相应的EMS投递单号,以便学生进一步跟踪查询。

                       2017年7月20日 毕业生档案投递改派服务现场

档案馆的罗安亮、韩伟两位老师具体负责学生档案工作,他们急毕业生之所急,想毕业生之所想,放弃长时间的外出休假,无论下雨还是酷暑,每周四下午3点准时到办公室为毕业生服务,常常加班到深夜。以7月20日为例,半天共计办理本科毕业生档案改派24份、研究生档案55份。看起来仅有79份,但由于档案投递办理环节较多,下午半天用于接待学生现场咨询,而投寄档案所需的提档、整理、装袋、打投寄标签、密封等工作只有等到晚上加班处理,为了尽早将档案投寄,他们加班至晚上12点,7月21日早上8点又赶到办公室将档案移交EMS寄出。

    毕业生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料;是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据;关系到每一位毕业生的切身利益。毕业生档案的及时准确投递是毕业生顺利就业的保障,档案馆不仅做好面向毕业生的服务工作,而且从工作源头抓起,力求为毕业生提供一份完整的人生求学成长记录。2017年上半年档案馆开展了完善学生档案管理工作制度、加强毕业生档案材料齐全、完整和规范的梳理、协调、沟通与培训等工作,还特别定制了详细罗列归档材料名称的学生专用档案袋,有效地提高了毕业生档案工作的质量。