各学院:
为了及时准确地将2015届本科毕业生档案投递到用人单位,现将毕业生档案装档工作有关事项通知如下:
一、毕业生档案装档前的材料准备
(1)请各学院务必于6月30日前到就业办、教务处领取《全国普通高等学校本科毕业生就业通知书》、成绩表、二专成绩表等材料。
(2)请各学院将每一个毕业生的《全国普通高等学校本科毕业生就业通知书》、学生登记表、毕业生登记表、鉴定材料、政审表、成绩表、二专成绩表、体检表、党团材料、奖惩材料等大学档案材料收集齐全,按照每人一套分类,并按专业相对集中、学号从小到大顺序排列。
由于集中装档的时间紧、任务重,请各学院务必在到档案馆装档前将材料准备工作做好,避免装档时出现混装、错装现象。
二.毕业生档案装档流程及注意事项
第一步,领取2015届本科毕业生高中档案及档案投递通知单;
第二步,裁下档案投递通知单第二联(回执);第三联(档案投寄地址);
第三步,装袋;装袋需注意以下三点:
① 需将裁下的投递通知单的第二联(回执)与大学期间的档案材料和高中档案(考取外校的研究生,高中档案已提前调走)装入高中档案袋;
②在装袋时,请务必认真仔细核对已装入档案袋中的大学档案材料有无多装、漏装、混装现象,特别注意同名同姓学生档案的装袋。
③对于改寄、缓毕业、留级等原因不投寄的档案,必须在其高中档案袋上用铅笔注明原因并由装档老师签字确认;
第四步,粘贴封面。将投递通知单第三联(档案投寄地址)裁下,贴到高中档案袋上;
第五步,排序。将所有档案按照档案投递通知单总序号从小到大的顺序排好。
第六步,清点。将排序的档案交由档案馆工作人员进行清点。
第七步,封装EMS快递学生档案专用信封。并将已装好、需要投寄的学生档案装入邮政EMS快递专用信封,并按要求粘贴EMS快递面单。
三、2015届本科毕业生档案装档地点及时间安排
请各学院尽可能安排熟悉毕业生装档工作的人员,按照《重庆大学2015届本科毕业生档案装档日程安排表》(见附件)规定的时间统一集中到档案馆装档。
附:《重庆大学2015届本科毕业生档案装档日程安排表》
重庆大学2015届本科毕业生档案装档日程安排表