2023年5月16日上午，档案馆与国际处在A区主教学楼314会议室召开电子归档工作沟通会。会议旨在探讨教职工出国境管理系统电子文件归档，提高归档工作效率。国际处副处长叶蕾、留学中心副主任陈锐等7位同志，信息办马英杰以及档案馆副馆长喻玲等4位同志参加了本次会议。
陈锐在会上指出，随着出国境申请业务量的不断上升，工作压力与之俱增，希望通过新开发的出国出境管理系统真正实现简化流程、提供办事效率。双方在共同观看系统出国境全程网上申请、审核办理流程后，基于之前形成的出国境纸质归档材料，梳理教职工出国境相关材料的电子归档范围，并明确的具体实施时间表。
马英杰和喻玲针对系统平台建设提出个人意见，建议业务系统集成对接学校电子签署平台，以确保数据来源的可靠安全；建议关注用户体验，集成学校智慧身份等公共平台，融入学校信息大平台，实现服务协同、数据共享。
此次档案馆与国际处的工作交流，不仅是近期档案馆开展加快推进业务系统电子归档调查研究的内容之一，也是档案馆深入业务部门了解其系统功能及数据文件，贯彻电子归档前端控制思想的具体落实。
