为了提高档案立卷归档管理水平,逐步实现档案管理的制度化、规范化、标准化,有利用档案材料的长期保存,更好地为学校的教学、科研和管理工作服务,现提出以下事项,提请各级党政领导注意。
一、请党政各级领导同志,关心支持文书处理及档案工作,模范遵守文书处理的工作制度;
二、在签发和书写文稿时,须用碳素墨水、墨汁书写,不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写;
三、在纸质文件上作批示时,批示请写在“文件处理单”的批示栏内或文件的右侧,不要写在左侧装订线内,如“文件处理单”不够批写,则另附纸张。
四、外出开会带回来的正式文件资料、声像材料,请交给办公室秘书办理收文登记手续,重要材料必须归档。
五、批示、签发文件时的签名,请签全名,不能只写姓;时间请具体写明年、月、日,不能单写月、日而无年。
六、行文要用统一的拟稿纸,拟稿人姓名必须填写,经审阅签发、登记编号后方可打印、盖章、发出。
七、全校大会,党政各部、处、室、院、总支召开的会议,请安排专人记录。
八、属于传阅的文件,由秘书人员组织传阅,文件传到后请及时阅处,阅后退还秘书,请勿在领导同志之间直接传阅,以免丢失。
九、报上级的请示,上级用口头或电话答复的问题,请做好电话记录或在请示文件上加以注明。
十、请部门领导督促秘书人员,根据归档范围,预立卷目录,将本部门的文件材料收集齐全,做好文件材料的平时归类立卷,于每年六年底前将上年度档案向档案馆移交。
十一、调动工作时,应将承办、传阅和借阅的档案、文件资料等加以清理并办理移交归还手续。